财务软件如何建账

（1）数据收集。系统初始化需要收集手工账中的会计科目和各科目的余额，如从年度中间开始建账还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以，需预先从手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集较底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以增加初始化时输入的数据准确、顺利。

（2）编码设置。账务系统中广泛应用代码，在此主要介绍科目代码的设置。建账时要将收集到的会计科目加入账务系统，建立账务系统的会计科目体系。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外，还要为每个会计科目加入一个编码。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。

（3）数据输入。完成上一步工作后，即可将各科目余额输入系统。账务系统在1月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是1月份的期初余额。如账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还*输入年初余额和1月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。

在实际操作中大部分会计软件都提供了简化操作的方法，即只需输入较底层明细科目的年初余额和累计发生额，期初余额和各上级科目的年初余额、累计发生额、期初余额则由计算机自动汇总。如果设立了辅助核算项目，各辅助核算项目的年初余额和累计发生额也需在初始化时输入。余额输入完成后，计算机能检测余额是否平衡。在确认各项余额输入无误后，即可结束建账、固化余额，避免以后对初始余额的错误修改。

（4）记账凭*类型较好只设一种通用格式。查账是会计人员日常工作的一个重要部分，在手工操作时用分类记账凭*来处理会计业务，分别装订整理记账凭*，以便于凭*的管理和方便查账。会计人员可以按常见分类方法分为收款凭*、付款凭*和转账凭*，也可根据单位的实际情况设定凭*类型。应当指出的是，记账凭*分类不是一个必选项目，可以只用一种通用记账凭*格式，即转账凭*。

事实上，电算化后，查账完全能通过计算机来实现，计算机的较显著的特点就是速度快，恰好弥补了手工查账的缺陷。再者，设置了凭*类型，增加了一个输入项目，会影响凭*的输入速度。又因各类凭*要各自独立编号，凭*整理保管更为繁琐。会计软件提供记账凭*类型设置功能更多地是为了适应会计人员手工记账时的习惯。所以，电算化后，无须理会记账凭*类型设置项。