会计档案整理方法

(一)会计档案的分类
 

各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计档案按其形成特点和形式，采用形式(名称)——年度分类法。按形式(名称)分为会计凭*、会计账簿、财务报告、其他四类，每个类别再按年度分开。
 

(二)整理立卷
 

1.会计凭*
 

将记账凭*连同所附原始凭*、凭*汇总表，按照编号顺序，去掉金属物，选取适当厚度(一般不超过2厘米)为一册，加上封面封底，装订成册。
 

装订时，以上边和左边整齐为准，右边和下边要求折叠整齐，用棉线在左上角装订，并用纸包封装订角，由会计机构负责人、立卷人加盖骑缝章。
 

一册为一卷。会计凭*案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭*的起讫编号、张数，保管期限，档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
 

对于数量过多的原始凭*，如收、发料单等，可以按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭*日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭*上注明“附件另订”及原始凭*名称和编号。
 

2.会计账簿
 

会计账簿的整理立卷比较简单，这是由于会计账簿在形成时，一般都有固定的格式和明确的分类，所以在年终结账、决算后稍加整理，一本账簿就可以成为一个案卷。
 

3.财务报告
 

月度、季度、年度财务报告应分别装订立卷，一本为一卷。
 

决算审核意见书、审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订，卷内须逐页顺序编写页码。
 

财务报告案卷封面应写明单位名称、内部机构名称、报表名称、所属年度、卷内张数、保管期限、档号，并由会计机构负责人、立卷人分别签名或盖章。
 

4.其他类会计档案的整理立卷
 

各单位会计机构、会计人员对其他类会计档案要认真收集、审查、核对，并分别进行整理立卷。会计移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册应单独装订立卷，单独编制卷号。
 

会计档案案卷后应附备考表。卷内若有需要说明的情况和问题，可在备考表上说明。
 

各单位应将整理立卷的会计档案分别装入卷盒(视其厚度，一个盒子可装一卷或数卷)，卷盒形式要统一、整齐、美观。
 

(三)排列
 

会计档案案卷的排列可采取年度——类别，或类别——年度，然后按保管期限长短排列。期限长的排在前头，期限短的排在后头。
 

(四)会计档案的编目与编号
 

1.会计档案的立卷编目
 

(1)拟制案卷题名
 

各类案卷一般都应当拟制有规范的题名，以便为日后查找和利用提供一个基本的检索标识。
 

(2)填写卷内目录
 

除了订本账、会计凭*外，其他会计档案的案卷均应填写卷内目录。卷内目录应用于长久和长期(保存年限在15年以上者)保管的案卷，按照格式用耐久或比较耐久的书写字迹材料书写或打印。
 

(3)案卷封面其他项目的编目
 

①立卷部门。应填写具体的内部机构的名称。
 

②类别。应填写会计报表、会计账簿、会计凭*等不同的类别名称。
 

③起止时间。应填写会计记录或会计文件的较早和较晚形成时间。
 

④档案号。应填写全宗号+目录号+卷号或册号或者年度号+分类号+案卷号或册号等。
 

(4)备考表的编目
 

除了订本账和会计凭*组成的案卷外，其他案卷一般均应加入备考表。备考表的内容一般包括以下两个方面：
 

①本卷需要说明的情况。归档前的情况：如页数、价值、保管情况、相关文件的档案号等。归档后的情况：如*定后卷内文件的变更情况、保管状况(字迹状况、载体状况等)。另外，案卷中文件的缺损、补充及移出等需要说明的情况，也可以写入备考表。
 

②本单位财务负责人、立卷人或经办会计人员的签章。
 

(5)卷脊的编目
 

案卷卷脊的编目项目一般包括：全宗号、目录号、册号、类别、保管期限、凭*号等。
 

2.会计档案的编号
 

会计档案数量庞大，保管期限多样，利用频繁。为了较后固定会计档案案卷分类排列的物理顺序和空间位置，并为会计档案的统计、保管和查找利用创造条件，我们*对所有的会计档案案卷进行编号。因此，在案卷的排列编号上要尽量适应本单位会计档案形成的特点。
 

即按会计报表、会计账簿、会计凭*和其它会计档案四大类中，由于受保管期限不一、载体大小不一的制约，分别从1号逐年流水编号。
 

3.案卷目录
 

《会计档案管理办法》规定：当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。其中所谓的“编造清册”，是指编制案卷目录。
 

会计档案案卷目录，是以案卷为单位进行登记编制的，记录和反映案卷内容和成分并按一定次序编排的一览表。它是一种传统的手工管理性检索工具，又称“案卷名册”。