分仓管理的启示及应用分析

分仓管理的启示及应用分析
通过划分仓位(以下简称分仓)实现对物资的分类管理,在企业物资实务管理中较为常见.作为一种精细化管理方式,分仓管理不仅有利于推动物资账实一致,更有助于提升企业物资管理的效能.结合某电信企业物资分仓管理的成功实践,笔者对分仓管理的具体应用提出若干建议.

一、某电信企业物资分仓管理介绍

某电信企业物资管理设置三级仓位,每级仓位中按照管理范围的不同又划分为不同的仓点,涵盖企业所有的物资.*一级设总仓,为系统虚拟仓位,归口企业各类物资的到货及入库,物资到货后*先进入总仓,然后再根据用途将物资调拨到相应的二级仓位,到货物资不得绕过总仓直接进入二级仓位.第二级仓位根据管理范围设营销用品仓、管理用品仓、工程物资仓等三个仓点,分别用于市场营销类、内部管理类、工程项目类物资的管理.该仓位既设置系统虚拟仓位,又对应物理实体仓位,由企业库存管理部门负责仓位管理.各类物资用途发生变化时,比如根据管理需要将部分市场营销物资调整为内部管理用时,须通过总仓进行直线调拨,不得在二级仓位之间相互调整.第三级仓位是根据渠道特点对营销用品仓进行二次细分,设自有渠道、社会渠道、虚拟渠道三类仓点,分别对应营销用品的零售、代*和批发业务.自有渠道、社会渠道既设置系统虚拟仓位,又对应物理实体仓位,由业务部门负责进行仓位管理;虚拟渠道为业务中转使用,按照实际发生的业务办理虚拟出入库,期末余额保持为零.自有渠道、社会渠道设置安全库存,根据业务需要对接业务用品仓,办理营销用品的申领、退回.自有渠道、社会渠道设置实行开放式管理,企业根据业务规模和业务模式的调整,对相关仓位进行新增、调整、关闭等管理.

通过以上分仓管理,该电信企业将所有物资按照使用用途划入不同的仓位,确保物资在不同流转环节实现实物流与信息流一致,达到账实一致的管理要求;不同仓位下嫁接不同的申领、出库流程,既能把控风险,又提高物资管理效率;仓位下的表单、审批还为企业账务处理提供充分的入账依据,提高会计信息质量.

二、分仓管理的启示及应用分析

分仓管理的应用虽然依托于企业的具体管理环境,但通过借鉴上述电信企业的管理实践,仍可以为企业物资分类、分仓管理顶层设计提供如下参考:

1、制定清晰的分仓规则.区分类型是企业物资管理的基础,而规则的确定是分仓管理实施效果好坏的关键.企业在制定物资管理的分仓规则时,需要对物资流转的全流程进行穿越,结合存量物资的管理现状及后续可能出现的例外情况,梳理物资管理的分仓标准、分仓层次和关键节点,结合企业实际需要选择按物资用途、物资类型、物资金额、管理频次等不同标准作为分仓依据,不同类型的物资实行差异化管理,设置不同级别的仓位、仓点进行区别.物资分仓标准制定时,要留意标准的边界是否清晰,不能出现交叉或重叠的情况.

2、提供充分的系统支撑.信息化系统是将企业物资分仓管理规则固化的重要工具.物资分仓规则明确后,有条件的企业可以改造或者开发物资管理系统,将仓位、仓点内置于信息化系统的各个节点,通过物资的申请、审批、配送、接收及后续账务处理进行联通,并支持物资状态的在线实时查询,实现不同仓位、仓点物资管理的实物流、信息流、价值流的同步.根据管理效率和管理成本的不同,企业还可以研究是设置系统虚拟仓位还是物理实体仓位,虚拟仓位下是设置中转仓位还是职能仓位等等.

3、明确适配的流程审批.物资审批流程的作用在企业物资分仓管理中不容小觑,也是企业物资内部控制设计中应考虑的重点.实务中,企业可以结合自身管理需要,根据物资和仓位的特点、业务性质、金额大小、申请部门等的不同设置不同的审批流程,对于金额较大、性质敏感(如用于对外公关赠送)的物资申领,应设置较为严格的申领流程,以规范相关操作,厘清仓位下的管理责任.

4、嵌入标准化数据表单.数据表单是企业物资分仓管理过程和结果的载体,是物资收发存状态的重要依据.企业可以根据不同类型的物资仓位特点,编写、制定标准化的数据表单,将物资的关键信息(如物资编码、名称、规格、数量、单价、金额等)、收发存状态、审批过程嵌入信息化系统,为企业账务处理提供充分的入账依据,提高会计信息质量,规避外部检查风险.