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excel会计办公常用技巧
以下就是关于excel会计办公常用技巧等等的介绍，希望对您有所帮助!
一、用连字符“&”来合并文本
在整理数据时，有时会想将多列内容合并到一列中，如A列为单位，B列为科室，目的是将A
、B列合并到一列中去，这时一个连字符“&”就能完成(假定C、D列为空)：
1.在C1单元格中输入公式“=A1&B1”;
2.将公式复制到整个C列;
3.将C列数据复制到D列，粘贴时执行 “选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，
选中其中的“数值”选项;
4.将A、B、C列删除，完成合并工作。
二、文本格式日期转换为日期格式比如在审计中遇到农村五保户供养金发放记录，发放时
间为文本格式如“2011.6”(2011年6月)，无法计算发放对象领取年龄，可以通过以下方法
转换：
1.用查找替换功能将“。”全部替换为“-”，系统会自动将格式转换为日期格式Jun-11：
2.右击选定单元格，选“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”窗口中选“数字”
菜单中“日期”，在窗口右框中选择所需格式。
excel会计办公常用技巧
三、删除空行
整理数据后，往往发现表中有大量空行，手工找出删除非常不便，这时可以使用筛选功能
实现：1.在表头插入一空行，然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命
令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”：2.选中所有空行，删除。
四、文本格式的数字转换为数字格式
在工作中，经常会碰到一些通过文本文件或其它财务、业务管理软件的数据导入Excel中后
数字是以文本形式存在的，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可
以地将这些文字转变回数字：
1.在空白的单元格中填入数字“1”;
2.选中该单元格，执行“复制”命令，再选中所要转换的单元格，选择“选择性粘贴”中
“乘”，文字格式就可以变为数字格式(文本格式默认左对齐，数字格式默认右对齐)。
2excel会计办公常用技巧一
一、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用
。
1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标
签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按
“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链
接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表
”等)，建立*一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单
中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右
侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，
单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中
，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按
钮的功能。
二、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工
资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，
我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打
开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在
后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“
字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色
”;小于1000，字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以
不同颜色显示出来了。
三、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠
标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹
出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。
3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显
示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏
上的“打印”按钮
3excel会计办公常用技巧二
一、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为
了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具**录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”
并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的
“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具
栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入
“宏”。
2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏
”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到
“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到
“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏
”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链
接起来。
5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，
向单元格中输入专业符号了。
二、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，
也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。
1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输
入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)
，单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，
单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序
列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
三、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”
对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面
的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3.执行“工具**保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定
”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明
功能也不能让其现形。
提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止
别人删除你隐藏起来的数据。
4excel会计办公常用技巧三
一、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实
在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执
行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，
按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入
中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自
动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。
二、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换
为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小
写 ，然后确认一下就成了。
excel会计办公常用技巧
三、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一
些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
1.执行“工具**Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual
Basic编辑窗口。
2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End
Function
4.关闭窗口，自定义函数完成。
一、用连字符“&”来合并文本
在整理数据时，有时会想将多列内容合并到一列中，如A列为单位，B列为科室，目的是将A
、B列合并到一列中去，这时一个连字符“&”就能完成(假定C、D列为空)：
1.在C1单元格中输入公式“=A1&B1”;
2.将公式复制到整个C列;
3.将C列数据复制到D列，粘贴时执行 “选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，
选中其中的“数值”选项;
4.将A、B、C列删除，完成合并工作。
二、文本格式日期转换为日期格式比如在审计中遇到农村五保户供养金发放记录，发放时
间为文本格式如“2011.6”(2011年6月)，无法计算发放对象领取年龄，可以通过以下方法
转换：
1.用查找替换功能将“。”全部替换为“-”，系统会自动将格式转换为日期格式Jun-11：
2.右击选定单元格，选“设置单元格格式”，在弹出的“单元格格式”窗口中选“数字”
菜单中“日期”，在窗口右框中选择所需格式。
excel会计办公常用技巧
三、删除空行
整理数据后，往往发现表中有大量空行，手工找出删除非常不便，这时可以使用筛选功能
实现：1.在表头插入一空行，然后选择表中所有的行，单击“数据→筛选→自动筛选”命
令，在每一列的顶部，从下拉列表中选择“空白”：2.选中所有空行，删除。
四、文本格式的数字转换为数字格式
在工作中，经常会碰到一些通过文本文件或其它财务、业务管理软件的数据导入Excel中后
数字是以文本形式存在的，即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。有一个办法可
以地将这些文字转变回数字：
1.在空白的单元格中填入数字“1”;
2.选中该单元格，执行“复制”命令，再选中所要转换的单元格，选择“选择性粘贴”中
“乘”，文字格式就可以变为数字格式(文本格式默认左对齐，数字格式默认右对齐)。
2excel会计办公常用技巧一
一、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用
。
1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标
签中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。按
“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项)，在右边“命令”下面任选一项(如“超链
接”选项)，将它拖到新菜单(常用文档)中，并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表
”等)，建立*一个工作簿文档列表名称。重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等)，右击鼠标，在弹出的快捷菜单
中，选“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右
侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿(如“工资.xls”等)文件夹，并选中该工作簿文档。
重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，
单击其中的相应选项即可。提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中
，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按
钮的功能。
二、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工
资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，
我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式→条件格式”命令，打
开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在
后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“
字体”的“颜色”设置为“红色”。
2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500，字体设置为“蓝色
”;小于1000，字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后，按下“确定”按钮。看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以
不同颜色显示出来了。
三、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表，经常需要打印其中不同的区域，用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，选中它们再右击鼠
标，在随后出现的快捷菜单中，选“隐藏”选项，将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令，打开“视面管理器”对话框，单击“添加”按钮，弹
出“添加视面”对话框，输入一个名称(如“上报表”)后，单击“确定”按钮。
3.将隐藏的行(或列)显示出来，并重复上述操作，“添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时，打开“视面管理器”，选中需要打印的表格名称，单击“显
示”按钮，工作表即刻按事先设定好的界面显示出来，简单设置、排版一下，按下工具栏
上的“打印”按钮
3excel会计办公常用技巧二
一、制作“专业符号”工具栏在编辑专业表格时，常常需要输入一些特殊的专业符号，为
了方便输入，我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具**录制新宏”命令，打开“录制新宏”对话框，输入宏名?如“fuhao1”
并将宏保存在“个人宏工作簿”中，然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的
“相对引用”按钮，然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中，再单击“录制宏”工具
栏上的“停止”按钮，完成宏的录制。仿照上面的操作，一一录制好其它特殊符号的输入
“宏”。
2.打开“自定义”对话框，在“工具栏”标签中，单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏
”对话框，输入名称——“专业符号”，确定后，即在工作区中出现一个工具条。切换到
“命令”标签中，选中“类别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到
“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
3.选中其中一个“自定义按钮”，仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选“指定宏”选项，打开“指定宏
”对话框，选中相应的宏(如fuhao1等)，确定退出。重复此步操作，将按钮与相应的宏链
接起来。
5.关闭“自定义”对话框，以后可以像使用普通工具栏一样，使用“专业符号”工具栏，
向单元格中输入专业符号了。
二、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，
也不是按笔画顺序，怎么办?可采用自定义序列来排序。
1.执行“格式→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输
入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)
，单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据→排序”命令，打开“排序”对话框，
单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序
列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。
三、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”
对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面
的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。
3.执行“工具**保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确定
”返回。经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明
功能也不能让其现形。
提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号，这样可以防止
别人删除你隐藏起来的数据。
4excel会计办公常用技巧三
一、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入法实
在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢?选中需要输入中文的单元格区域，执
行“数据→有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，切换到“输入法模式”标签下，
按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”退出。以后当选中需要输入
中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自
动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。
二、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本，如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
1.执行“工具→自动更正”命令，打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小写)，在“替换
为”下面的方框中输入“《电脑报》”，再单击“添加”和“确定”按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时，只要输入“pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小
写 ，然后确认一下就成了。
excel会计办公常用技巧
三、在Excel中自定义函数
Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完成一
些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：
1.执行“工具**Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键)，打开Visual
Basic编辑窗口。
2.在窗口中，执行“插入→模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End
Function
4.关闭窗口，自定义函数完成。
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